導入率わずか3%前後と、まだまだ前途多難のプレミアムフライデー。
「自分には関係ないよ」と嘆く前に、まずは業務効率を上げて早帰りできるスキルを身につけませんか？そうやって効率化できれば、プレミアムフライデー導入も現実味を増してくるはずです！今回は、タスクの効率的なさばき方を3つご紹介します。
集中タスクと作業タスクにわける
タスクには、集中して取り組むタスクと作業的に取り組めるタスクの2種類があります。たとえば企画の考案や新しいプロジェクトの骨組みを作るなど、アイデアが必要なものや複雑なものは集中しないとスムーズに進みません。中断しにくく、まとめて時間をとって進めたい業務が多いです。一方で、エクセルに数値をまとめたり、表を作ったりと作業的に片付けられるタスクもあるでしょう。
まずは、手元にあるタスクをこの「集中タスク」「作業タスク」の2つに分けておきましょう。そして、集中タスクと作業タスクを交互に進めるようにするのです。集中タスクがひとつ片付いたら、次は作業タスクを片付ける……と繰り返し進めていきます。
このようにすると集中力が持続しやすくなり、ペースを保ちやすく効率的に進めることができるようになるでしょう。集中タスクを連続して片付けようとしても、それほど人間の集中力は持続しません。いったん作業タスクをやって脳を休ませる必要があるのです。
5分以内に見切り発車する
「きちんとプランを立てて、完璧な形に整えてからスタートしたい！」という方が多くいますが、これはおすすめできません。もちろん完璧に進められるに越したことはありませんが、その間に別のタスクが入ってきてしまったり、上司から声を掛けられたりとタイミングを逃しやすくなるのです。
タスクを効率的に片付けるためには、「これをやろう！」と決めてから5分以内に見切り発車してください。そうすると自然とスピーディーに手を付けられますし、やりながら調整していけば結果的に早く終わります。
１時間以内の分単位で作業時間を決める
タスクには作業時間を設定しましょう。その作業時間にも以下の2つのポイントを抑えるのがおすすめです。
・1時間以内に設定する
・分単位で設定する
作業時間を短時間かつ細かく設定することで集中力が持続しやすくなるのです。
1時間以上かかりそうな場合は、タスクをさらに細分化して小分けにしてください。こうするとタイムトライアルのゲーム感覚でタスクに取り組めるので、中だるみを防ぐことができます。
「どうしても途中でだらけてしまう」と悩んでいる方にオススメの方法です！
