今回お話しを伺ったのは 経理チームの足立かずやさん。足立さんが担当している経理業務の改善について詳しくお話しを聞いた。
中小企業を中心に経理事業を受託しているのが「経理チーム」。中でもニーズが拡大している経理の業務改善については専門部署が立ち上がった。経理の業務改善では現在の業務を棚卸し、無駄になっているところの見直しを行いシステム化などの効率化をはかる。それにより時短にも繋がる。システムといえど、大掛かりなものばかりではなく、普段、使用しているエクセル表を見て効率的でシンプルな関数利用のアドバイスも行っている。
業務改善については2021年の10月に足立さん含む5名のスタッフによる専門の部署が立ち上がった。それぞれの企業のスタイルを大切にしながら業務改善を提案していく部署だ。業務改善については多くの企業が取り組んでいるものの、手探りでうまくいかないことも多いので専門家として客観的にアドバイスに入る。また、取り組みたくても人手や時間が足らず、手が届かない企業のサポート役になっている。
中小企業の経理部門は属人化していて、一人の人が全部を担当することもあるので急な退職や休職に不安がある。その点もエクセルやシステムの改修などで体制を整えるサポートも行っている。
業務効率の具体的な業務内容としては例えば入金の消し込みなどは手作業で行われることも多いが、エクセルシートを作成して自動化できる仕組みをつくるサポートを行っている。資金繰り表のフォーマットの作成、運用のサポートもする。勤怠に関してもタイムカードをまだ使っているところもあるので、おすすめのシステムを提案。コストがかかって導入が難しい企業にはそれに代わる簡易的なエクセルシートなどの代替案の提案もする。また、営業部署の実績等の数字管理サポートも行っている。
業務改善では誰でも同じ作業ができるような環境をづくりを心がけていると言う足立さん。エクセルで表を作成するものの、誰かが誤って関数を消してしまうと不具合が生じるので、それを減らせるように簡単な作業で使用できる表を作成する。お客様が陥りやすいミスを把握してそれに備える仕組みづくりをするのだ。数字を扱う部署のため全部システム化するのではなく、大事なところは人がしっかりとチェック。正確性を守るためにダブルチェックができる体制づくりも大切だと話す。
仕事のやりがいについて聞くと、担当した企業の経理作業が目に見えて効率化しているのがわかることと、それによりお客様から感謝の言葉をかけられるのが嬉しいと話す。立ち上ったばかりの部署のため、発見や自分の成長に繋がる時にもやりがいを感じると教えてくれた。
最後に今後について聞くと、最近はITを利用した業務改善が取り上げられているのでコスト面や技術的な内容を検証していきながら、お客様にあった形で提案していきたいと話してくれた。
