先日、企業出張のホテル管理プログラムに特化したコンサルティングサービスを展開するHRS Japan 株式会社（以下HRS）が、出張宿泊管理に関する「 Corporate Lodging Forum コーポレート・ロッジング・フォーラム」（CLF）を都内で開催しました。
テーマは“connect（コネクト）”。HRS社 をはじめファーストリテイリング社、ユナイテッド航空会社、マリオットインターナショナル社などの海外出張の多いグローバル企業と宿泊業界各社が一堂に会し、ITで繋がるビジネストラベルマネージメントの最新トレンドを紹介しました。いまだ日本では出張管理をアナログ処理で行っている企業が多く、煩雑で面倒な手続が出張者や管理担当者を悩ます種になっています。グローバル化が進み日本企業の海外出張も増える時代、今、求められているシステムとその課題について取材しました。
写真）HRSグループ 最高経営責任者のトビアス・ラガー氏
管理する側、出張する側、それぞれの面倒
企業における出張管理の不自由さは、「処理に複数の部署が関与する場合があり、社内で情報共有されづらい」「クレジットカード明細の詳細が分かりにくい」「コーポレートセキュリティの担保管理に不安を感じる」など。対して出張する側は、「宿泊費を個人で立て替えている。キャンセルが発生した場合にチャージ代は誰が払うのか？」「精算項目が多くて面倒」「宿泊費の定義が曖昧で申告し辛い」。一方、ホテル側には「領収書の定義が企業によって異なり、処理にとまどう」などといった課題が、それぞれにあるようです。
ビジネス・トラベル・マネジメント（BTM）とは？
このような煩雑な出張管理におけるコストや無駄をはぶき、業務の効率化を目指すものとして近年注目されているのが、ビジネス・トラベル・マネジメント（BTM）”です。例えば、HRSのホテルBTMサービスを利用した場合、あらかじめ、企業側が出張に適したホテルを登録すると、予算や目的地への利便性などを考慮したホテル群を簡単に絞り込めるようになっており、出張手続きや出張中における満足度向上が期待できます。
また、航空券やホテル手配などの旅程管理を一元化し、そのデータをリスク管理や経費分析に活用することで、処理業務効率の向上や出張経費削減、コンプライアンスの遵守、経費精算などのメリットなども発生します。実際にHRSが提供するホテルBTMサービスを導入した日本企業では、年間約45,000泊の海外出張に対し世界的に12％のホテルコストの削減に成功した例もあるそうです。
バーチャルカードソリューションの普及に期待
これらHRSのホテルBTMサービスでは、バーチャルカード番号を利用した企業向け決済を活用しています。HRSを通じて予約ごとに個別のカード番号が自動発番され、予約から決済・精算までの作業を一括管理できるため、精算業務における照合や領収書管理などもシームレスにおこなえます。
しかし、国内においてバーチャルカードを決済システムに取り入れていないホテルは多く、このようなオンラインを活用したホテルBTMサービスの普及は、ホテル側の統一的なシステム体制が不可欠です。
写真）HRS Japan 株式会社代表取締役社長 本多良行氏
HRS Japan 株式会社代表取締役社長 本多良行氏は「ホテル業界はオンライン化が遅れているが、近い将来、チェーンホテルや独立系ホテルも含め多くの施設で利用できるようにしたい」とし、「世界的な流れに日本だけ逆らうわけにはいけない時代。もっとconnectすることが大切」と目標を掲げています。
HRS Japan 株式会社の詳細は https://corporate.hrs.com/ja まで。
